حسابداری جایگاه های سوخت

حسابداری و حسابرسی پمپ بنزین

شرکت خدمات مالی کاشف با ورود به بحث مالی در این صنف گام‌های مثبت و تاثیرگذاری در جهت ساماندهی، کنترل، نظارت و ایجاد ساختار متناسب با امور مالی و حسابداری جایگاه‌های سوخت برداشته است و سابقه ۱۰ ساله فعالیت در این صنف، قبولی دفاتر و پرداخت مالیات اظهار شده (نه مالیات تشخیصی توسط سازمان امور مالیاتی) و ایجاد فیلترهای مناسب جهت جلوگیری از هرگونه اختلاس و سوء استفاده مالی در جایگاه‌های طرف قرارداد گویای تاثیر گذاری این شرکت می‌باشد.

برخی از موارد شاخص در حسابداری جایگاه‌های سوخت را به اختصار در ادامه مطلب می‌خوانید:

 اشخاص حقیقی و حقوقی:

در گذشته فقط شرکت‌ها (اشخاص حقوقی) مشمول مالیات بر ارزش افزوده بودند که این مورد کماکان مورد استقبال اشخاص حقیقی قرار می‌گیرد؛ ولی باید دانست که طبق بخشنامه‌های جدید ارائه شده توسط سازمان امور مالیاتی هیچ گونه معافیتی وجود ندارد.

کارمزد فروش جایگاهداران:

در سایت‌ها و شرکت‌های همکار به دنبال نرخ کارمزد نگردید!

متاسفانه با ورود شرکت‌های واسط (برندهای توزیع سوخت) و ترجیح شرکت ملی پخش فراورده‌های نفتی به طرف حساب بودن با چند برند توزیع به جای ارتباط مستقیم با جایگاه‌های سوخت، نرخ‌ها ثابت نبوده و پیدا کردن برند منصف و با المان‌های تشویقی (تامین لباس کار پرسنل، پرداخت حق بیمه آتش سوزی، پرداخت کارمزد و حق تبخیر بالاتر و...) از اولویت‌ها و اهم کار محسوب می‌شود.

ارسال اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده:

محاسبه مبلغ ارزش افزوده از روی کارمزد با توجه به وجود حق تبخیر موردی هست که حتی برندهای توزیع، چالش بسیاری با جایگاه‌های سوخت داشتند و اخیرا به کلی به عهده جایگاه می‌باشد؛که مهم‌تر از محاسبه پرداخت و اظهار آن، نحوه نمایش در دفاتر قانونی و صورت معاملات فصلی خرید و فروش می‌باشد به نحوی که مورد قبول سازمان امور مالیاتی قرار گیرد.

صورت معاملات فصلی - سامانه مودیان مالیاتی

جایگاه‌ها از دیدگاه سازمان امور مالیاتی به دو دسته تقسیم می‌شود؛ اول اینکه حق العمل کار فروش سوخت هستند که در این حالت روش ثبت و ارسال آیتم‌های خرید و فروش در دفاتر قانونی صورت معاملات فصلی سامانه مودیان می‌بایست از استانداردهای حسابداری حق العملکاری تبعیت کند. دوم اینکه جایگاه‌های سوخت به خرید و فروش سوخت مبادرت می‌کنند؛ که در این حالت روش ثبت و ارسال آیتم‌های خرید و فروش در دفاتر قانونی، صورت معاملات فصلی، سامانه مودیان مالیاتی و حتی اظهارنامه مالیاتی متفاوت است و می‌بایست از استانداردهای حسابداری بازرگانی تبعیت کند.

پیشنهاد می‌شود جهت چگونگی روش ثبت و تطبیق دفاتر، اظهارنامه، معاملات فصلی، ارزش افزوده و سامانه مودیان و در نتیجه قبولی دفاتر قانونی از مشاوران و کارشناسان شرکت خدمات مالی و حسابرسی کاشف کمک بگیرید.

اپراتورها و دفترداران:

در گذشته مواجهه کارکنان با وجه نقد در جایگاه‌های سوخت از معضلات جایگاه‌های سوخت بود، ولی در حال حاضر دفترداران و یا اپراتورهای شیفت بندی در جایگاه‌ها کمتر درگیر تحویل وجه دریافتی شیفت کارگران می‌باشند. نکته مهم در شیفت بندی و تحویل شیفت و صندوق، تطابق فروش با وجه نقدی و مبلغ واریزی از طریق درگاه بانکی می‌باشد، که در مرحله اول ساده به نظر می‌رسد؛ ولی با توجه به ساعت تغییر شیفت و واریز جمعی مبلغ خرید با کارت با تاخیر یک روزه و مشاهده اختلالاتی از این قبیل، راهکارهای جدایی جهت جلوگیری از بروز هرگونه مغایرت و کسری وجود دارد. مرحله اول استفاده از فرمول مناسب جهت تحویل صندوق و مرحله دوم روش ثبت مقادیر در سیستم حسابداری می‌باشد.

روش کنترل  پرداختی حواله‌های خرید سوخت:

ثبت روزانه حواله‌های دریافتی سوخت در سیستم حسابداری از واجبات کنترل پرداخت می‌باشد. پرداختی‌های حواله‌ها به سه صورت انجام می‌گیرد. حالت اول پرداخت علی الحساب حواله و تسویه در پایان ماه با کسر کارمزد، حالت دوم پرداخت کامل مبلغ حواله و در پایان آن واریز کارمزد به حساب جایگاهداران و حالت سوم پرداخت حواله با کسر کارمزد موجود در هر حواله.

معمولاً روش پرداخت در زمان انعقاد قرارداد چه با شرکت ملی پخش فراورده‌های نفتی و چه با شرکت‌های واسط (برندها) مشخص می‌شود و نکته مهم روش ثبت آن در سیستم حسابداری می‌باشد که بتواند به روز بدهی جایگاه به مبلغ و لیتر و تعداد حواله در سیستم حسابداری قابل گزارشگیری باشد.

 جی اس (بنزین سهمیه‌ای)

همانگونه که فروشسوخت سهمیه ای و غیر سهمیه‌ای در سیستم‌های مکانیزه فروش تفکیک می‌شود روش ثبت آن در سیستم حسابداری نیز می‌بایست تفکیک گردد. نکته اینکه فروش بنزین سهمیه‌ای هیچ کارمزدی برای جایگاه به همراه ندارد و قطعاً عدم تفکیک آن به جهت بالا بودن تراکنش جایگاه‌ها و حساسیت‌های اخیر سازمان امور مالیاتی در تراکنش‌های بانکی و از طرفی عدم کارمزد فروش آن حائز اهمیت می‌باشد. دو نکته قابل توجه در این مورد تفکیک و روش ثبت فروش و روش پرداخت و ثبت پرداخت مستقیم به شرکت ملی پخش فراورده‌های نفتی به نحوی که به روز بتوان بدهی جایگاه بابت جی‌اس در سیستم حسابداری قابلیت گزارشگیری داشته باشد.

کنترل تبخیر ماهانه و حق تبخیر دریافتی:

سیستم‌های مکانیزه با ترکیب حالت‌های دستی کنترل موجودی مخزن‌های سوخت (دیپ زدن) قابلیت ثبت سوخت تبدیل شده را دارد نکته اینکه سوخت تبخیر شده از هزینه‌های قابل قبول مالیاتی بوده و مستندات قابل ارائه به سازمان امور مالیاتی جهت تبخیر سوخت وجود دارد.

نکته مهم در حق تبخیر دریافتی توجه به این موضوع می‌باشد که حق تبخیر دریافتی معاف از مالیات و ارزش افزوده می‌باشد. در زمان ثبت حسابداری و اظهارنامه ارزش افزوده این موضوع می‌بایست لحاظ گردد. مطالب گفته شده بخشی از جمله مواردی بود که تفاوت حسابداری جایگاه‌های سوخت با سایر صنف‌ها را در بر می‌گیرد و شرکت خدمات مالی و حسابداری کاشف امیدوار است با نشر مطالب و همکاری جایگاه‌های سوخت در تدوین حسابداری و ساختار مالی متناسب با این صنف، نقش و رسالت خود را به درستی و بهترین شکل ایفا نماید. برخی از اقدامات این شرکت در راه‌اندازی و ایجاد سیستم کنترل داخلی و حسابداری در جایگاه‌های سوخت:

1.     در اختیار قرار دادن سیستم صندوق لینک به سیستم حسابداری که قابلیت ثبت اتوماتیک اسناد صندوق در سیستم حسابداری را دارد.

2.     روش‌دهی ثبت حسابداری و ایجاد کدینگ مناسب و استاندارد

3.     ثبت اتوماتیک حواله‌های سوخت با لیتراژ و قیمت بسته به نوع پرداخت ذکر شده در قرارداد

4.     راه‌اندازی سیستم حقوق و دستمزد با در نظر گرفتن شیفت بندی‌های متفاوت

5.     ارسال لیست بیمه و مالیات حقوق با در نظر گرفتن موارد خاص مربوط به جایگاه

6.      ارسال اظهارنامه صحیح مالیاتی و دفاع مالیاتی

7.     کنترل مداوم حساب‌ها جهت کنترل و کاهش خطا و ایجاد قابلیت گزارش دهی متناسب با نیاز مجموعه

8.     تهیه گزارش سود و زیان ماهانه به تفکیک منابع درآمدی و هزینه‌ها

9.    اعمال بخشنامه‌های جدید سازمان امور مالی در روش‌های ثبت و محاسبه

10.    روش دهی کنترل صورتحساب خرید سوخت از تامین کنندگان

11.    ایجاد فیلترهای کنترلی جهت جلوگیری از هرگونه سوء استفاده و سوءنیت مالی

12.    آماده سازی صورت‌های مالی جهت ارائه به مالکین جایگاهداران و صورتجلسه تاییدیه صورت‌های مالی برای شرکا

13.    روش دهی کنترل دستگاه های هوشمند فروش و واریزی صورت گرفته به بانک‌ها توسط کارتخوان ها

14.    روش‌دهی تفکیک کارمزد دریافتی در زمان ثبت حسابدار ( مبلغ دریافتی کارمزد = کارمزد فروش + حق تبخیر + ارزش افزوده)

15.    تطبیق گزارش فروش ماهانه سیستم مکانیزه جایگاه‌ها با موجودی مخازن سیستم حسابداری

16.    روش‌دهی ثبت آزمایشات ثبت سند دهه

با نگاهی کوتاه‌بین می‌توان گفت جایگاه‌های سوخت حق العمل کار شرکت ملی پخش فراورده نفتی و شرکت گاز یا شرکت‌های واسط( برند) هستند که به دلیل وجود سیستم‌های مکانیزه فروش و درگاه‌های کم خطا لزومی به مناسبات مالی احساس نمی‌شود؛ اما با نگاهی بلند به این موضوع این سوال‌ها مطرح می‌شود که:

آیا سرمایه‌گذاری در راستای کسب و کارهایی همچون جایگاه سوخت با دارایی‌های ثابت گران قیمت و اجاره یا خرید زمین بهره‌برداری در این کسب و کار، مقرون به صرفه بوده است؟

آیا در رسیدگی‌های مالیاتی به جز عدم قبولی دفاتر و تشخیص ممیز مالیاتی جهت اخذ مالیات اتفاق بهتری هم وجود دارد؟

در مواجه با شرکت‌های برند که واسط شرکت ملی پخش فراورده نفتی و جایگاهداران هستند آیا در صورت اشتباه در صورت حساب و یا محاسبه کارمزد ماهانه متوجه متضرر شدن جایگاه شده‌اید؟

و در ادامه آیا تا به حال مشمول جرائم بیمه شده و دلیل را جویا شده‌اید؟

آیا ارسال لیست بیمه و مالیات حقوق از طریق کافی نت‌ها یا کارگزاری بیمه به نفع جایگاهدار صورت می‌پذیرد و یا منفعت ارسال کننده؟

آیا در ترکیب سیستم مکانیزه و دستی فروش و یا درگاه‌های مرتبط شده با آنها امکان هیچ گونه خطا و اشتباهی وجود ندارد؟

آیا دانستن این موضوع که یک جایگاه در طول فعالیت یک ماهه چه میزان درآمد خالص کسب می‌کند، هیچ دیدگاهی جهت تصمیم گیری به مدیران جایگاه نخواهد داد؟

آیا اظهارنامه‌های به اصطلاح کافی نتی موجبات جرائم مالیاتی را فراهم نمی‌کند؟

آیا جایگاه‌های سوخت با گردش مالی بالا بدون بستر مالی مناسب امکان سوءاستفاده مالی را فراهم نمی‌کنند؟

آیا جایگاه‌های سوخت مشمول مالیات ارزش افزوده و اظهار آن نیستند؟

جایگاه‌های سوخت با توزیع بنزین، نفت و گاز (گازوئیل)، گاز مایع (cng) آخرین حلقه از زنجیره تامین سوخت می‌باشند که متاسفانه در بخش حسابداری و مالی در ایران نادیده گرفته شده اند. علت آن نیز عدم توجه به امور مالی توسط جایگاهداران محترم و نتیجه آن پرداخت مالیات مازاد و هدررفت درآمد این کسب و کار می‌گردد.