حسابداری هتل ها

یکی از مسائل مهم به منظور انجام حسابداری در هتل‌ها، آشنایی با اصطلاحات حسابداری است. در این زمینه می‌توان گفت که اصطلاحات حسابداری هتل با سایر مجموعه‌ها مشابه و مشترک است. از جمله این اصطلاحات می‌توان به اکانتینگ حسابداری، کدینگ حسابداری، اسناد دریافتنی و پرداختنی، حساب دریافتنی، دارایی، سرمایه، بدهی، درآمد، ترازنامه، هزینه حساب موقت، حساب دائمی، نمودار حساب، بستانکار، حسابداری نقدی و حسابداری تعهدی اشاره کرد.

شرح وظایف مسئول حسابداری در هتل‌ها در بعضی موارد مشترک و در بعضی موارد اختصاصی است. برای مثال حسابدار هتل تهران شرح وظایف بیشتری نسبت به حسابدار در شهرستان‌ها دارد. در ادامه با برخی از وظایف مهم حسابداران آشنا خواهید شد: ● محاسبه میزان حقوق و دستمزد کارکنان و پرسنل هتل مهم‌ترین وظیفه مشترک تمام حسابداران هتل است. ● بررسی میزان بودجه، هزینه‌ها و درآمد هتل از دیگر وظایفی است که حسابداران هتل برعهده دارند. ● بررسی و تحلیل سود و زیان، گزارش اطلاعات کاربران و مشتریان از دیگر وظایف حسابداران هتل است. ● یک حسابدار هتل باید همه ساله در پایان سال، آمار دقیقی از بودجه، هزینه‌ها، درآمد، بستانکاری و بدهکاری هتل تهیه کرده و در اختیار کارفرمای خود قرار دهد. ● در نهایت حسابدار به کمک نرم‌افزار حسابداری هتل وظیفه جمع آوری تمام اطلاعات مالی و ارائه گزارش‌های مالی را برعهده دارد.

اطلاعات حساب‌ها و مسائل مالی تمام مجموعه‌ها در دفاتر مخصوص حسابداری ثبت می‌شود. هر مجموعه بسته به میزان فعالیت‌های خود نیاز به یک یا چند دفتر دارد. در هتل‌ها معمولا وجود 6 دفتر معین، دفتر صندوق، دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر پانسیون و دفتر انبار الزامی است.

حسابداری و حسابرسی امور هتل‌ها با حسابداری سایر مجموعه‌ها متفاوت است زیرا خدمات ارائه شده در هتل‌ها انحصاری و مربوط به همین کسب و کار است. جالب است بدانید که نحوه حسابداری هتل‌ها حتی با حسابداری مجموعه‌های مشابه مانند مسافرخانه‌ها هم متفاوت است. هتل‌ها بخش‌های متنوعی دارند و خدمات گوناگونی به مشتریان خود ارائه می‌کنند که هر کدام از این خدمات، نیاز به حسابرسی و رسیدگی مالی به خصوص هستند.

هر چند نرم افزارهای رایگان زیادی برای حسابداری وجود دارند اما هیچ کدام از نرم‌ افزارهای تخصصی این کار رایگان نیستند. نرم افزارهای رایگان امکانات محدودتری دارند، به علاوه سطح امنیت آن‌ها نسبت به نرم افزارهایی که حق اشتراک دارند، پایین تر است.

نرم افزارهای حسابداری بسیار زیادی وجود دارند که بعضی از آن‌ها برای حسابرسی عمومی و بعضی دیگر برای هر کسب و کار، با توجه به نیازها و شرایط کار آن کسب و کار به صورت اختصاصی طراحی می‌شوند. به عبارت دیگر امکانات و ویژگی‌های نرم افزار حسابداری هر مجموعه و سازمان با توجه به شرایط، شرح وظایف و خدمات هر مجموعه متفاوت است. در مورد امکاناتی که نرم افزارهای حسابداری هتل باید از آن‌ها برخوردار باشند، موارد زیر را می‌توان نام برد: ● دارا بودن سیستم پذیرش اتاق و خدمات مسافران ● مشاهده وضعیت اتاق‌ها ● طبقه بندی و تفکیک اتاق‌ها ● تعریف خدمات و نوع سرویس اتاق‌ها ● انجام کلیه عملیات حسابداری ● ثبت بدهکاری و بستانکاری هتل‌ها ● محاسبه مالیات‌ها ● گزارش موجودی دارایی‌های هتل ● ارائه گزارش عملکرد روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه

حسابداری هتل‌ها زمانی که با انبوهی از آمار و اطلاعات مواجه باشید تنها با نرم‌افزارهای تخصصی امکان‌پذیر است اما در صورتی که برای آمار حسابداری از کدینگ استفاده کنید، امکان وارد کردن آن‌ها در اکسل و انجام محاسبات در این نرم‌افزار هم وجود دارد. البته استفاده از اکسل برای محاسبه کدینگ هتل‌ها تنها در هتل‌های تک شعبه‌ای یا با زمینه فعالیت محدود قابل انجام است. معرفی نرم افزار حسابداری هتل صنف هتل‌ها نیز مانند دیگر مشاغل برای رسیدگی به امور حسابداری نیاز به ابزارهای حرفه‌ای و تخصصی دارند که در قالب نرم‌ افزارهای حسابداری در اختیار هتل داران قرار می‌گیرند. بسته به اینکه نرم افزار حسابداری از چه نوعی باشد، حساب ها ممکن است به صورت دستی یا با تنظیمات پیش فرض عمل کنند. نرم افزارهای حسابداری انواع مختلفی دارند و بسته به نوعی که دارند امکانات مختلفی مانند صدور فاکتور خرید و فروش، ثبت دارایی‌ها، هزینه‌ها و درآمدها، مدیریت جامع مشتریان و بسیاری موارد دیگر را شامل می‌شوند.

کدینگ یا کدگذاری، عملیاتی است که به منظور مکانیزه کردن و نظم‌دهی به فرآیند حسابداری انجام می‌شود. تمام حساب‌ها در یک سیستم یا دفتر حسابداری بسته به حجم و نوع عملیات در چند سطح تعریف می‌شوند. به هر کدام از این مجموعه‌ها یا سطوح یک کد اختصاص داده شده و در واقع کدینگ آن عملیات انجام می‌شود. حسابداران حرفه‌ای به جای بررسی هر عملیات برای دریافت آمار و اطلاعات دقیق و رسیدگی به حساب‌ها مستقیما به سراغ کدها می‌روند. کدینگ حسابداری معمولا به صورت پیش‌فرض مشخص می‌شود تا حسابداران پس از چند دوره کار در این زمینه با تمام موارد آن‌ها آشنایی پیدا کنند. برای مثال گروه‌ دارایی‌های جاری در حسابداری هتل‌ها کد 1، حقوق صاحبان سهام کد 5 یا درآمدها کد 6 دارند.

هر مجموعه یا واحد تجاری برای کسب درآمد و دستیابی به سود مورد نظر خود باید آمار دقیقی از حساب‌ها داشته باشد و این موضوع در هتل‌ها که همه روزه نقل و انتقالات مالی فراوانی در آن‌ها انجام می‌شود، از اهمیت بیشتری برخوردار است. اهمیت ثبت حسابداری هزینه هتل ها و رسیدگی دقیق به امور مالی و حسابداری مجموعه به خصوص در هتل‌هایی که با سیستم دستی کار می‌کنند، از اهمیت بیشتری برخوردار است. البته امروزه بیشتر هتل‌ها برای عملیات حسابداری خود از نرم‌افزارهای مخصوص استفاده می‌کنند که هر چند فرآیند حسابداری را ساده‌تر می‌کنند اما چیزی از حساسیت این کار کم نخواهند کرد. با توجه به اینکه آمار تمام هزینه‌ها، دارایی‌ها و سرمایه‌های هتل مستقیما به حسابداری ارائه می‌شود، هر گونه بی‌نظمی و عدم شفافیت در این امر باعث ضرر و زیان هتل شده و به همان نسبت ارائه گزارشات دقیق به بخش حسابداری و کنترل شفاف امور مالی موجب کاهش هزینه‌ها و سوددهی مجموعه می‌شوند.

یکی از موضوعات مهم در هتل‌داری، حسابداری صحیح و اصولی است. حسابداری هتل ها هم مانند دیگر زمینه‌های حسابداری با جمع‌آوری صورتحساب‌های مالی، ثبت، نگهداری و رسیدگی به آن‌ها انجام می‌شود. نحوه حسابداری هتل ها و رسیدگی به امور حساب‌ها وابسته به بخش‌های دیگر مانند امور مالی، درآمدها و هزینه‌های هتل است و در صورتی که اطلاعات ارائه شده از امور مالی صریح و شفاف نباشند، محاسبات حسابداری هم نتیجه درستی به دنبال نخواهند داشت. حساب‌هایی که در سیستم حسابداری هتل‌ها قرار دارند شامل موارد زیر هستند: ● دارایی‌های در جریان هتل که شامل پیش‌پرداخت‌ها، سپرده‌های کوتاه‌ مدت، موجودی اجناس و کالاهای موجود در هتل، نقدینگی هتل، اسناد و حساب‌های جاری شرکا، سفارش، بدهی‌ها و دیگر دارایی‌های هتل است. ● دارایی‌های ثابت که مواردی مانند ساختمان هتل، ماشین آلات موجود در هتل، وسایل نقلیه، اثاثیه و موارد مشابه را شامل می‌شوند. ● بدهکاران که لیستی از بدهی مسافران و آژانس‌های مسافرتی است. ● درآمدها که شامل درآمد هر بخش درآمدزای هتل مانند رستوران، کنفرانس و مهمانی‌ها، کافه و تریا، رزرو اتاق و خدمات رفاهی و جانبی هتل است. ● انبار و هر آنچه از مواد غذایی، ظروف، حوله، لباس و موارد مشابه دیگر در آن ذخیره می‌شود. ● حقوق پرسنل و هزینه‌های انجام شده برای پرسنل مانند حق بیمه، عیدی و پاداش کارمندان، تامین غذای روزانه و اضافه کاری ● هزینه‌های اداری که شامل تعمیر و نگهداری تاسیسات و ساختمان، هزینه اینترنت، آب، برق و گاز، تلفن و موارد دیگر است. و بسیاری موارد دیگر مانند سرمایه، بدهی‌های هتل، هزینه‌های مالی، سرمایه‌گذاری‌های انجام شده توسط مدیران که تمام آن‌ها با جزئیات دقیق باید در سیستم حسابداری هتل ها مورد بررسی قرار گیرند.